Out of office англійською: автовідповідь, яка не звучить як канцелярія
У п’ятницю Ви йдете у відпустку на два тижні. Поштова програма просить текст автовідповіді, і рука пише I will be absent from the office in the period from… Так і виходить канцелярія. Людина, яка напише Вам у вівторок, прочитає відповідь один раз. Вона шукатиме три речі: коли Ви повернетеся, хто допоможе зараз і чи чекати від Вас листа.
Дата повернення: напишіть день, коли Ви знову на місці
Найчастіший збій ховається в слові until. I’m out of the office until 3 November не каже, чи Ви працюєте третього. Хтось прочитає «повертаюся третього», а хтось «третього ще ні». Додайте окреме речення: I’ll be back on Tuesday 4 November. Якщо поруч із датою стоїть день тижня, адресат звірить його з календарем за секунду.
Як записувати дати так, щоб їх читали однаково, пояснює стаття про формат дати англійською. В автовідповіді досить одного правила: місяць словами. Запис 03/11 британець прочитає як 3 листопада, а американець як 11 березня.
П’ять ситуацій і рядок для кожної
Перше речення змінюється залежно від того, чому Вас немає. Решта шаблону лишається такою самою.
| Ситуація | Рядок англійською | Що врахувати |
|---|---|---|
| Відпустка | I’m on holiday until Friday 14 November | британське on holiday; американським колегам звичніше on vacation |
| Відрядження | I’m travelling on business with limited access to email | чесно попереджає, що відповідь може затриматися |
| Конференція | I’m at a conference this week and will reply on Monday | назву конференції писати не обов’язково |
| Лікарняний | I’m out of the office and will be back on Thursday | причину не називають; колезі в чаті можна сказати I’m off sick |
| Відпустка по догляду за дитиною | I’m on parental leave until March | на довгий строк обов’язково ім’я людини, яка веде Ваші справи |
Словник Cambridge позначає holiday у значенні «відпустка» як британське слово, а vacation як американське. Пишіть так, як звикли Ваші адресати, і тримайтеся одного варіанта.
Що в автовідповіді зайве
Довге вибачення. We apologise for any inconvenience caused пасує автовідповіді банку, а не колеги. Якщо хочеться ввічливості, вистачить Thank you for your email на початку.
Обіцянка, яку важко виконати. I will reply to all emails as soon as possible після двох тижнів відпустки звучить чесно лише в перший день. Краще I’ll reply when I’m back без «усіх» і без «якнайшвидше».
Подробиці про подорож. Автовідповідь отримують і незнайомі адресати, і розсилки. Їм не треба знати, що Ваша квартира два тижні порожня, а Ви в Лісабоні.
Особистий номер телефону. Для термінового є колега. Якщо дзвонити все ж можна, дайте робочий номер і умову: for urgent client issues only.
Перед відпусткою автовідповідь закриває лише половину справи. Другу половину закриває записка колезі, який Вас заміняє. Як її скласти, розповідає стаття про handover note англійською. На новорічні свята автовідповідь пишуть тепліше, приклади є в статті про привітання з Новим роком англійською.
Коротко про артикль, причину й один день
Як правильно: out of office чи out of the office?
У реченні про себе кажуть I’m out of the office, з артиклем. Без артикля out of office працює як назва: out-of-office reply, out-of-office message. У словнику Cambridge вираз out of office взагалі має інше значення: так кажуть про політика, який більше не обіймає посадиЧи треба пояснювати причину відсутності?
Ні. Адресатові потрібні дата повернення й людина, яка допоможе зараз. Слово «відпустка» чи «відрядження» вже підказує, чи варто чекати відповіді. Діагноз, країну відпочинку й рейс в автовідповідь не пишутьЧи вмикати автовідповідь на один день?
Так, якщо на цей день хтось чекає відповіді від Вас. Досить одного речення: I’m out of the office today and will reply tomorrow. На день лікарняного те саме речення пише колега або керівник, якщо Ви не можетеЗробіть це до наступної відпустки
Напишіть два тексти зараз, поки нікуди не їдете. Один короткий, на день чи два. Другий довгий, з колегою на заміну й датою повернення. Збережіть обидва в чернетках. Перед від’їздом залишиться вставити дати.
Автовідповідь пишеться за п’ять хвилин. Відмова клієнту чи третє нагадування дається важче. Такі листи розбирають на курсі ділової англійської з окремим модулем про прохання, відмови й нагадування.