Інвойс англійською: зразок полів для ФОП і ТОВ
Що має бути в інвойсі, щоб іноземна бухгалтерія оплатила його з першого разу? Номер і дата, дві сторони, послуга з ціною, сума до сплати й реквізити банку. Усе це вміщується на одну сторінку. Помилки зазвичай сидять не в сумі, а в назвах полів і в реквізитах.
Поля інвойсу рядок за рядком
Cambridge Dictionary визначає invoice як перелік виконаної роботи з ціною, який оплачують пізніше. Шаблони відрізняються дизайном, але поля в них ті самі.
| Поле | Англійською | Що туди писати |
|---|---|---|
| Номер | Invoice No. | наскрізний номер, без повторів за рік |
| Дата виставлення | Invoice date, Date of issue | день, коли надсилаєте |
| Строк оплати | Due date | дата з договору, наприклад через 14 днів |
| Продавець | From, Seller | Ваша назва, адреса й реєстраційний код |
| Покупець | Bill to | назва клієнта так, як у договорі |
| Послуга | Description | що зроблено й за який період |
| Кількість і ставка | Qty, Hours, Rate | години чи одиниці й ціна за одну |
| Сума рядка | Amount | кількість, помножена на ставку |
| Разом без податку | Subtotal | сума всіх рядків |
| ПДВ | VAT | ставка й сума або позначка, що ПДВ немає |
| До сплати | Total due | підсумок із валютою: USD 1,200.00 |
| Умови оплати | Payment terms | строк і спосіб, якщо їх немає в договорі |
В англійських сумах тисячі відділяє кома, а копійки крапка: 1,200.00, а не 1 200,00. Адресу продавця пишуть від найменшого до найбільшого, як на конверті. Порядок рядків і скорочення розбирає стаття про адресу англійською для посилок і форм.
Якщо перший клієнт за кордоном лише з’явився, інвойс буде найпростішим документом, який Ви йому надішлете. Складніше пояснити, чому оплату затримали чи чому ставка зросла. Для таких розмов є курс бізнес-англійської, де фрилансери вчаться домовлятися про оплату з іноземними клієнтами. А супровідний лист до інвойсу допоможуть скласти фрази для ділового email.
Реквізити: ЄДРПОУ, податковий номер, IBAN і SWIFT
У рядку продавця під назвою стоїть код, за яким клієнт перевіряє сторону угоди. Для ТОВ це код ЄДРПОУ. Іноземцю абревіатура нічого не каже, тож поруч дають пояснення: EDRPOU code (company registration number). ФОП ставить податковий номер: Taxpayer ID. Як записати сам статус підприємця, показує розбір ФОП англійською в документах. Назва ТОВ латинкою має бути такою самою, як у реєстрі, до кожної літери. Вибір між LLC і Ltd для ТОВ теж краще зробити один раз для всіх документів.
Банківський блок стоїть унизу й має власний заголовок: Bank details або Payment details. Український IBAN за даними НБУ складається з 29 символів: UA і 27 цифр. SWIFT-код (його ще звуть BIC) належить банку, а не Вам. Беріть його з банківської довідки для валютних переказів. Якщо там є банк-кореспондент, перепишіть і його.
Найчастіша помилка тут суто мовна. Українське «рахунок» означає і рахунок у банку, і рахунок до сплати. Тому в шапці з’являється Account No. 23, а клієнт бачить номер банківського рахунку. Документ до сплати завжди invoice, а account лишається для IBAN. Цю кальку часто знаходимо в перших інвойсах, які фрилансери приносять на заняття з ділової англійської.
ПДВ і призначення платежу
ПДВ англійською VAT, від value added tax. Якщо Ви не зареєстровані платником ПДВ, рядок можна прибрати або написати VAT: not applicable. Чи нараховувати ПДВ на конкретну послугу, вирішує податкове право, а не шаблон. Перед першим інвойсом це варто уточнити в бухгалтера.
Призначення платежу (payment reference) клієнт вписує в переказ, а Ваш банк читає його, коли зараховує гроші. Хороше призначення називає послугу, договір і інвойс. Банк сам скаже, чого ще він чекає в цьому рядку.
Передоплата й акт виконаних робіт
Для оплати наперед виставляють pro forma invoice. За Cambridge, його зазвичай надсилають новому клієнтові, щоб той заплатив до початку роботи. Після оплати й здачі роботи надсилають звичайний інвойс із новим номером.
Акт виконаних робіт англійською можна назвати Certificate of Acceptance або Acceptance Certificate. Назву беріть ту саму, що стоїть у договорі. У інвойса й акта різні ролі: перший просить гроші, другий фіксує, що роботу прийняли.
Перед відправкою перевірте п’ять речей:
- у шапці Invoice No., а не Account No.;
- назва продавця однакова в рядку From і в банківському блоці;
- сума записана з валютою й англійськими розділювачами;
- IBAN має 29 символів і починається з UA;
- призначення платежу називає договір і номер цього інвойсу.