Звіт англійською: як написати weekly report або status report керівнику
П’ятниця. Ви відкриваєте лист і згадуєте, скільки всього зробили за тиждень. Але керівника зараз цікавить одне: чи буде запуск у понеділок? Відповідь на це питання має стояти вище за список зустрічей.
Перший рядок і чотири блоки
Weekly report охоплює тиждень. Status report показує стан роботи на певну дату: він теж буває щотижневим, а буває потрібен перед запуском чи рішенням. У темі листа допомагають назва проєкту й період: Weekly update: Help centre, 2–6 November.
Перший рядок відповідає на питання про строк. On track означає, що робота йде за планом. At risk попереджає, що строк під загрозою. Якщо план уже зірвано, так і пишіть: Delayed або Off track. Є в команді свій шаблон? Заповніть його за тими самими пунктами.
- Done. Назвіть результат, яким уже можна користуватися. We published six help articles каже, що статті вже на сайті. We worked on six articles каже лише, що Ви були зайняті.
- In progress. Покажіть, що залишилося: Two articles are still being edited, дві статті ще редагують.
- Blockers. Назвіть, чого бракує і яку роботу це зупинило: We’re waiting for approval before we can publish the pricing page. Ім’я винного тут не допоможе. Ім’я людини, яка може погодити сторінку, допоможе.
- Next steps. Хто, що й коли: I’ll send the revised draft by Tuesday, тобто не пізніше вівторка. On Tuesday означає сам день. Важлива година? Назвіть і її.
Щоденний усний статус будується так само, лише коротше. Як сказати його вголос, читайте в статті про stand-up англійською.
Строк зірвано. Назвіть наслідок
Замість There have been some delays, «виникли певні затримки», почніть із конкретного: We missed Friday’s deadline. Далі причина й наслідок. Скажімо, текст готовий, але немає погодження, тож сторінку не можна опублікувати. Переказ трьох нагадувань у чаті нічого не пояснює.
Розрізняйте обіцянку й прогноз. We’ll publish on Wednesday звучить як зобов’язання. We expect to publish on Wednesday if we get approval by Tuesday лишає умову на видноті: опублікуємо в середу, якщо погодять до вівторка. Нової дати ще немає? Скажіть, коли зможете її назвати. Зрив зачепив клієнтів, і статус треба оновлювати щогодини? Тоді потрібен інший тип листа: оновлення статусу під час інциденту.
Один звіт цілком
Ви готуєте довідковий розділ для клієнтів. Більшість статей уже на сайті, але одна сторінка чекає погодження. Ось такий лист. Під кожним рядком його суть українською.
Останній рядок дає керівникові два варіанти й годину на вибір. Перепитувати «А що потрібно від мене?» йому не доведеться.
Ще три питання про тижневий звіт
Що писати, коли за тиждень майже нічого не змінилося?
Напишіть той самий статус і одним реченням поясніть, чому змін немає: No major changes this week: the contract is still with the legal team. We’re on track for the launch on 20 November. Короткий лист теж звіт. Керівник бачить, що строк у силі, і не перепитує окремоReport чи update: як назвати лист?
У темі тижневого листа природно звучить update: Project update. Report пасує документу: файлу у вкладенні чи бланку, який у компанії заповнюють за шаблономМожна писати пунктами, без повних речень?
У блоках Done і In progress можна: Six help articles published. Статус і прохання про рішення пишіть повними реченнями. Там важить, хто діє і до якої години: Could you confirm by 10 a.m. on Monday?Перед відправленням прочитайте перший і останній рядки
З першого має бути ясно, як іде робота. З останнього має бути ясно, що станеться далі або якого рішення Ви чекаєте. Між ними бракує причини? Додайте один факт. Усе зрозуміло? Тисніть «Надіслати».
Пишете такі листи щотижня? Тоді формулювання варто відточити з викладачем. Для цього є бізнес-англійська з модулями про звіти й ділове листування.